海外参展新趋势——代参展之实用指南

2022-08-20 16:08

随着疫情蔓延,国际移动受限,国外参展业务基本全部停摆,而纯线上交流无法保障买家素质,也无法实时体验产品。但外展业从未停止过努力,应对国际贸易的旺盛需求,展商急需开拓海外订单,持续创造新的外贸机会。在这种情况下“代参展”作为一种新的参展形式应运而生。

代参展服务(Exhibition Representative Service)是指企业无需到达展会现场,而由委托方代替企业去参加展会的服务,是帮助企业解决疫情期间出国参展困难而提出的一种新型方案。传统展会因为要亲自去参展,面临路途遥远,签证困难,语言不通,各国家地区疫情政策不稳定等问题,需要耗费企业大量的人力、物力、财力,成本相当高。而代参展服务则是企业委托组展方安排人员代其参展,依托组展方在展会当地国家的办事机构和当地的资源人脉,帮助企业在展会上宣传其产品,让企业不出国门就可以将自己的产品宣传到国外的目标市场,并获得意向客户的信息资料。对很多企业来说,是相当实用的一种开拓新市场的形式。

以下是代参展模式的实用指南供出展企业参考:

一、展前精心准备

1.沟通展品的运输问题

部分在国外有办事处的企业可由办事处同事代替准备样品。其他企业的展出样品需要从国内通过货运送到展会现场,需要和组展方沟通展品的运输费用,运输周期,以及到达展会现场之后的接洽问题。另外参展公司也可准备一些名片、公司图册便于现场分发。

2.决定代参展人员

在国外有办事处的企业可以让自己办事处的同事去现场直接参展。其他企业可让组展方提供代参展人员,选定代参展人员之后由国内进行远程对接,国内展商将展品的产品图片、产品细节、产品描述、产品特征等信息发给代参展工作人员,也可通过视频方式给代参展工作人员进行专业的产品培训,让代参展人员能够充分了解展品的基本信息,届时更有信心,也更专业地去招揽买家。

3.指导代参展人员现场布展

布展需要结合整个展位考虑,注意主次分明,错落有致,色彩搭配,才能获得好的效果。展品陈列是公司主营项目的具体表现,选择合适的展品,通过现场展示更好的吸引目标客户。通过远程交流的方式,展商可指导现场工作人员进行布展,或者展商事先准备好效果图,让代参展人员按照图片布展即可。

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二、展期实时跟进

代参展人员一般都是经过专业培训的双语工作人员,也有一定的展会经验,可帮助提供翻译服务并协助收集买家名片和记录购买意向,随时向展商反馈展位信息,展商可以实时掌握展位动态和现场来访客户信息。

如果你将要面对重要的客户,或者你的产品是定制型,具有一定的特殊性,现场的代参展人员也可立即连线国内参展商团队,通过远程方式与展会现场视频连线。这种沟通实际上与现场参展没有太大差别,可以实时看到展会现场的情况,在**时间接触客户,了解需求,就如亲临现场,不错过任何商机。另外,远程参展还可以请客户通过视频参观你的工厂,增加达成贸易的机会。

但是由于国内与其他国家地区都有时差,国内的展商团队也要调整好自己的作息与工作时间来配合展会的召开。时差比较大做不到现场连线的参展商也可以和代参展工作人员约定好固定时间进行每天的工作汇报,比如名片记录,交流记录等,以便企业及时做好跟进。

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三、展后整理总结

展会结束之后,代参展人员会在现场将展品统一收纳归类,需要货运的交由货运公司运送回国。把展会期间收到的名片和有购买意向的顾客信息进行归纳总结,打包发送给国内参展企业,由国内参展企业团队进行后续跟进。

后疫情时代,虽然线上办展已成为趋势,但线上办展更多的作用是赋能于线下,线下展的重要性仍无可替代。在特殊情况下,“代参展”这种展会新形式既有效弥补了参展企业海外参展的限制,同时又保障现场采购商“看得见”“摸得着”“谈得好”的需求。

展商“家中坐”生意“跨洋谈”。大家要勇于尝试,为的就是在疫情全面结束之后立刻占领处于“停滞”和“空白”的市场。此时大家通过“代参展”模式走出国门,巩固老客户,结识潜在客户,发展新客户,也为自己将来在疫情结束之时的全面发展赢得了先机。

疫情影响下的国际展览虽然很困难,但还是由衷感谢各位外贸朋友们的坚定和坚守,让我们一起期盼全球经济的尽快复苏。



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